امروزه کاربران بسیاری در اینترنت از نامه های الکترونیکی استفاده می کنند. بسیاری از امور روزمره نیز امروزه با استفاده ار نامه های الکترونیکی انجام می پذیرند. برای استفاده از نامه های الکترونیکی می بایست کاربران در سایت هایی که خدمات و سرویس Email ارائه می کنند عضو شده و سپس از سرویس های این سایت ها با ورود به این وب سایت ها استفاده کنند. تعداد زیادی از کاربران می باشند که از چندین سرویس مختلف Email استفاده می کنند و برای رسیدگی به نامه های خود می بایست در طول روز چندین بار به تمام وب سایت های ارائه دهنده این سرویس ها مراجعه کنند که این موضوع موجب صرف زمان بیشتری می باشد. در چنین شرایطی بهترین راه برای صرف زمان کمتر و رسیدگی به تمامی نامه استفاده از نرم افزارهای مدیریت Email می باشد.